Beste SD-ers,

Ik zoek een oplossing voor het volgende probleem.

Bij mijn bedrijf leveren mijn klanten mij een bepaalde documentenstroom aan die vervolgens weer automatisch verwerkt worden. Echter het komt hier ook bij voor dat klanten documenten aanleveren die niet automatisch verwerkt kunnen worden maar handmatig dienen te worden verwerkt. Deze documenten blijven dan “steken” in het automatische verwerkingsproces. Of een document wel of niet automatisch verwerkt kan worden is niet afhankelijk van het soort document (.pdf, .jpg etc.) maar van de inhoud van het document.

Hierdoor ben ik opzoek naar software waarbij het mogelijk is om de inhoud van documenten in de documentenstroom handmatig te bekijken en dan te bepalen of het document het automatische verwerkingsproces in mag of dat het document naar een aparte map/email verplaatst moet worden zodat het later handmatig verwerkt kan worden. Een complicatie hierbij is dat de documenten van de verschillende klanten gescheiden moeten blijven. De documenten van klant A moeten in de automatische verwerkingsstroom van klant A komen of naar de aparte map/email van klant A. En de documenten van klant B moeten in de automatische verwerkingsstroom van klant B komen of naar de aparte map/email van klant B, enzovoort.

Wie o wie kan me hier mee verder helpen....

Groeten, Peter

Ik denk dat je een DMS (Document Management System) nodig hebt. Maar daar zijn ontzettend veel soorten van, dat wordt nog een aardige zoektocht.

Beste Peter/Petrus,

Je zou eens kunnen kijken naar google drive, dropbox en andere daarop lijkende oplossingen. Een standaard pakket is vaak afdoende. Mocht je meer informatie / wensen / of zelfs al specificaties hebben. Deel die gerust! Maatwerk software laten maken is namelijk de laatste optie..

Als ik het zo lees dan heb je al een DMS maar mist daar de optie voor documenten die niet aan de opgestelde regels/criteria voldoen. Een uitbreiding is dan om per klant een mapje te maken waar de documenten heen gestuurd worden die niet aan alle andere regels/criteria voldoen.
Zoals je in mailpakketten regels kunt aanmaken die mail naar de goede mapjes stuurt zal dat misschien ook in het DMS kunnen, wat niet aan de regels voldoet blijft dan in de "inbox" van de klant staan voor handmatige indeling.
Dus afhankelijk van wat je al in gebruik hebt is een kleine aanpassing wellicht voldoende.

Peter,

je hebt een automatische afhandeling, en je wilt daar een handmatige stap voor gaan zetten? Ik weet natuurlijk niet wat de verhoudingen zijn, maar normaal gesproken zorg je dat documenten die niet automatisch doorgaan apart worden gezet, vervolgens kun je die handmatig verwerken (en daarna de leverancier van het document vertellen wat hij anders moet doen ;-) )

IJsbrand

Eerst alles handmatig controleren of ze het automatische proces in kunnen, lijkt me inderdaad niet de beste manier. Wat automatisch kan, moet je lekker zo laten doorgaan. Is er een mogelijkheid om de documenten die een bepaalde tijd in het systeem staan, en dus zijn blijven 'hangen', via bijvoorbeeld Zapier, IFTTT of een speciaal scriptje naar een andere locatie of Google Drive/OneDrive te verplaatsen/kopiëren?