Hallo mede ondernemers,

Ik ben erg benieuwd hoe jullie je bedrijfsprocessen optimaliseren, managen en bijhouden.
Met name wat betreft projectmanagement en urenregistratie, maar ook aanvullende zaken en processen.
Het gaat daarbij om internetbedrijven / uren bedrijven.

Bij voorkeur een verhaaltje met meer info, met in elk geval de volgende vragen beantwoord:

- Welk systeem / systemen gebruik je?
- Hoe bevalt dat?
- Wat zijn de voor- en nadelen van je systeem?
- Waar gebruik je het voor?
- Hoe groot is je bedrijf?
- Heb je goede of slechte ervaringen met andere systemen?

Ik zal zelf beginnen.

Wij werken in ons bedrijf met circa 9 mensen met verschillende rollen en functies. We houden alles bij in het ERP systeem genaamd Newbase. Dit systeem kost circa 70 euro per tegelijktijdig ingelogde gebruiker per maand. Wij hebben aan 4 tot 5 gebruikers genoeg omdat niet iedereen tegelijk ingelogd is. Wij gebruiken Newbase voor alles, namelijk: CRM (relatie beheer met gegevens, te koppelen aan exchange), contact rapportages en momenten, het maken van brieven, versturen van mail, bijhouden van agenda, etc. etc. Newbase wordt ook gebruikt voor projecten. Medewerkers schrijven uren op een project. We doen voor en nacalculatie. We maken facturen en offertes. Facturen worden automatisch doorgeboekt naar het boekhoudpakket Twinfield. Betalingen worden automatisch opgehaald van de bank. Newbase bevat een ticket systeem voor supportvragen. We kunnen periodiek factureren, we houden bij wie supportcontracten hebben, etc. etc. Ook halen we uitgebreide rapportages uit newbase, kunnen we zelf dashboards indelen en bevat Newbase een stukje interne informatie zoals arbeidsovereenkomst, vrije dagen en meer.

Newbase bevalt heel goed. Echter heeft het een nadeel. Het draait nog niet volledig webbased, maar is gemaakt in Java. Je moet dus altijd iets installeren, ookal gaat dat vrij makkelijk. Newbase is bezig met een nieuwe versie welke wel in de browser werkt. De support via Newbase is super, evenals de uitgebreide API. De snelheid laat vaak wat te wensen over, maar dit is voor ons acceptabel. We werken er graag mee en zijn enthousiast. Zeker het geld waard! Het betaalt zichzelf dubbel en dwars terug als je het mij vraagt, het heeft ons enorm geholpen met nadenken over bedrijfsprocessen en stappen en dwingt je op een bepaalde manier te werken.

Newbase is echter niet branche specifiek. Hierdoor hebben we een aantal consessies moeten doen. Ik vind dat persoonlijk niet erg maar ben erg benieuwd hoe andere bedrijven werken. Hoe manage je projecten en uren? Hoe worden uren bij gehouden? Hoe doe je een goede (voor en na) calculatie? Hoe veel tijd kost het maken van een offerte? Kortom: Ik vraag me af of we nog efficiënter en beter kunnen werken dan we nu al doen.

Benieuwd naar jullie reacties!

Ik werk voor een bedrijf ongeveer 30 FTE en daar gebruiken we Tickspot voor uren registratie. Hier kun je projecten in aanmaken waar je een urenbudget aan koppelt. Daarnaast kun je per rol binnen dit project een urenbudget toeschrijven. Je kunt per project instellen wie wel en niet mag boeken op het project en je kunt notificatie instellen op 50% 75% en 100% besteed budget. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het boeken van zijn uren. Wij werken met time boxen, dus nooit met fixed price projecten die vooraf volledig uitgeschreven zijn. We werken Agile. We scrummen en spreken we uren budgetten per sprint af op basis van must haves.

Wij werken met TimeWriter (www.timewriter.nl).

Dat bevalt ons heel goed. Het belangrijkste is dat alle medewerkers gestimuleerd worden om AL hun uren te boeken, en wel zo eerlijk mogelijk. Hoe vollediger geboekt wordt, hoe beter directe en indirecte kosten, facturabele en niet-facturabele uren in beeld gebracht kunnen worden. Je kunt dan bijv. bij projecten nacalculaties uitvoeren en daardoor nauwkeuriger factureren.

Doordat TimeWriter vlot werkt, en vooral dankzij het overzichtelijke weekraster, kan iedere medewerker in een oogopslag zien welke uren hij geboekt heeft: de hele werkweek moet volgeboekt zijn. (Dus ook vakanties en feestdagen worden geboekt). Het programma controleert dit en meldt wanneer een voorgaande week niet compleet was.

Je kunt bij ieder urenblokje de 3 (of meer, afhankelijk van de versie) verschillende (onafhankelijke) aspecten kiezen: klant, project (of product), activiteit, en daarnaast nog enkele vrije velden invullen. Door die onafhankelijke aspecten is rapportage vanuit de verschillende gezichtspunten eenvoudig te realiseren. Dat geeft een uitstekend inzicht.

TimeWriter wordt bij ons dus gebruikt voor het bijhouden van de te factureren uren voor klanten, maar ook voor het optimaliseren van onze processen. Hoeveel niet-facturabele uren waren er en waardoor kwam dat? Kunnen we dat verbeteren? Dat soort vragen worden door TimeWriter inzichtelijk gemaakt.

Ons bedrijf is 15 man groot.

Eerder gebruikten we een eigen systeem. Dit werkte traag en op basis van een invoerformulier, waarop je de projecturen schreef. Dat gaf geen compleet beeld van de tijdbesteding.

Dit werkt ook goed http://www.timewax.nl/. (+/- 50 man)