Hallo,

Ik wil graag een discussie opstarten over het volgende:

Elk kwartaal moeten we weer de aangifte doen, facturen bij elkaar zoeken, bonnetjes scannen voor in het administratiesysteem, facturen nooit kunnen vinden, alles onderschelden etc. Jullie kennen het vast wel.

Zou het niet makkelijker zijn als crediteuren voortaan in het administratiesysteem die jij gebruikt (ik bijv. Wefact hosting) zelf de facturen moeten uploaden, of naar een speciaal mailadres moeten sturen zodat het automatisch in dat systeem komt? Of 1 neutraal systeem waar alle facturen in staan, en waar een koppeling met jouw administratiesysteem mee gemaakt kan worden?

Hoe kan de administratie in (ik zeg maar iets) 1 uur gedaan worden, zodat we ons meer kunnen richten op ondernemen?

Het is een brainstorm, dus alle gekste ideeën zijn welkom. Wellicht dat we met een aantal mensen zo'n systeem op kunnen zetten als er goede ideeen tussen zitten?

Hoor graag van jullie!

Ik gebruik de betaalde versie van Moneybird, inkoopfacturen kan ik daar naar toe mailen, die worden dan automatisch geregistreerd, daarna hoef ik dan alleen maar de details in te boeken. Is dan zo gedaan. Maar helemaal digitaal is idd makkelijker. Net zo als dat in de elektronische facturen bij internetbankieren gaat. Er zijn daar ongetwijfeld passende softwarepakketten voor maar dan zullen de leveranciers ook mee moeten werken.

Correct me if I'm wrong, maar het nadeel van Moneybord is dat het geen rekening houdt met je eigen omstandigheden. Daar bedoel ik mee of je in aanmerking komt voor dingen als startersaftrek e.d.

Wellicht zou een administratie-systeem die dat soort dingen bijhoud van toegevoegde waarde zijn? Misschien is dat er ook wel hoor. Ik ben niet enorm op de hoogte van deze systemen.

Ik kan zelf ook heel makkelijk inkoopfacturen inboeken in Wefact, maar het zoeken van die facturen kost ontzettend veel tijd, daarom zou het mij handiger lijken als crediteuren zelf facturen moeten uploaden in een systeem. Zo heb je alles bij elkaar, en met 1 druk op de knop heb je je gehele aangifte uitgeprint. Zou mij wel een ontzettend handig systeem lijken, waar ik zeker (extra) voor zou willen betalen

Uhh iedere week even tien minuten aan je administratie besteden en niet wachten totdat het aan het eind van het kwartaal een zooitje is? Werkt bij mij goed en dan ben je max 2 uur per kwartaal bezig.

Ontvangen facturen automatisch in je boekhouding mikken gebeurd nergens tenzij iedereen een duidelijk gedefinieerd formaat aanhoudt (zoals banken doen bv).
Maar iemand die een factuur stuurt in een .txt bestand, iemand die word6 gebruikt of een pfd of spijkerschrift, ga jij niet automatisch kunnen verwerken.
En dan heb ik het niet eens over de talen die gebruikt kunnen worden (nl, d, en, ??)

Dus je blijft ergens toch het handmatige houden, al was het maar voor de controle.

Een oplossing die relatief eenvoudig is, kan misschien iets zijn zoals:

- een emailadres maken waarheen alleen jij mailt. Zo forward je gewoon je ontvangen facturen erheen en als bericht gebruik je een standaard parseble formaat: bv KLANTNUMMER: 12345, € 100,00, 21%, 01-02-2014, whatever, je kunt ook makkelijker zijn mailadres gebruiken ipv 'klantnummer'.
- een scriptje dat die mailbox uitleest en de tekst/bijlage van de mail koppelt aan de juiste klant.
- 1 keer per week/maand/kwartaal een export van je bank ontvangsten importeren en de boel 'aan elkaar klikken'.

Op dezelfde manier kun je dan ook je papieren facturen/bonnen inscannen en naar dat adres sturen.
In WeFact registreer je dan de factuur bij de crediteuren. Wij draaien WeFact op eigen server dus we kunnen gewoon in de db prikken, maar volgens mij kan dat met de api van WeFact Hosting ook wel.

En als een crediteur de invulvelden aantal, omschrijving en prijs moet invullen, en de originele factuur als bijlage moet uploaden?

Origineel gepost door John Timmer

Als jij ze zo gek krijgt, nog beter dan :)
Maar dan zet je de deur naar fraude, fouten e.d. natuurlijk weer een stuk verder open. Bij ons wordt elke factuur zelfs door ons én de booky handmatig gechecked. Ik zou er niet aan moeten denken als dat autoimatisch mijn boekhouding in ging eigenlijk.

Hee, de crediteuren willen hun geld hè, dan mogen ze best 2 minuten de tijd nemen om een factuur te uploaden als het niet minder is ;-)

Misschien ook dat het bedrijf een akkoord moet geven voordat de factuur de boekhouding in moet gaan?

@Kees: het probleem is dat grote bedrijven zoals Staples dat echt niet gaan doen. Maar hoeveel inkoopfacturen hebben we als "internet bedrijf" eigenlijk, dat is toch zo gedaan? Zo veel is het niet, moet je eens kijken wat een gemiddeld klussenbedrijfje aan bonnetjes heeft... het werkt trouwens tukken beter als je je administratie gewoon wekelijks en niet maandelijks bijhoudt.

@Tim: correct, maar dat zijn zaken voor de jaarlijkse aangifte en die gaat toch meestal via de boekhouder.

Gebruik sinds kort ook moneybird, gewoon elke factuur die je ontvangt doorsturen naar een email dat je krijgt.
Factuur die je zelf stuurt, gewoon via het systeem doen, en ook de herinnering etc. gaan automatisch.

Bij mij was de administratie ook een rommel, beter gezegd, ik had geen administratie.
Omdat het nu zo weinig moeite is, is de administratie zelfs bij mij up-to-date, en heb je geen boekhouder nodig.

Is natuurlijk ook niet alleen voor internetbedrijven, maar ook zeker iets voor webshops, andere bedrijven etc

Huur een administratie kantoor in om het voor je te doen ;-) Doet ik nu ook.
Kan ik me bezig houden met andere dingen. Daar bovenop weten ze alle regeltjes qua startersaftrek en andere mooie voordelen.

+ aan het eind van elk jaar een mooi fiscaal rapport.

Origineel gepost door Ben F.

Huur een administratie kantoor in om het voor je te doen ;-) Doet ik nu ook.
Kan ik me bezig houden met andere dingen. Daar bovenop weten ze alle regeltjes qua startersaftrek en andere mooie voordelen.

+ aan het eind van elk jaar een mooi fiscaal rapport.

Vind ik leuk!

Ik heb inderdaad ook een administratiekantoor in de arm genomen, gelijk sinds mn start 2 jaar geleden, maar ik moet wel zelf de omzetbelasting berekenen, en facturen uploaden en up to date houden in wefact. Ik kan ook een schoenendoos bij hun leggen, maar dat gaat een duur grapje worden....