Hej iedereen.

Voor mijn zaak verkoop ik enkele producten op mijn website. Ik werk hiervoor met WooCommerce en de facturen worden automatisch verzonden naar de klanten nadat ze online iets aankopen. Nu bied ik ook veel maatwerk aan voor mijn klanten. Dit is uiteraard niet te bestellen via de webshop. Echter heb ik hiervoor wel een factuur nodig voor deze klanten. Ik kan handmatig een nieuwe bestelling aanmaken en dergelijke, dus dat ik geen probleem.

Waar ik het wel lastig mee heb is dat je voor het aanmaken van een nieuwe bestelling en dus ook een nieuwe factuur je artikelen moet ingeven. Dit moeten bestaande artikelen zijn in de webshop. Is er geen optie om handmatig artikelen toe te voegen die niet bestaan in de webshop? Denk maar aan maatwerk webshop xxx voor x aantal prijs? Nu moet ik eerst een nieuw product aanmaken met de juiste beschrijving en prijs. Deze toevoegen aan mijn bestelling en achteraf dat product weer verwijderen.

Iemand hier ervaring mee?

Mijn advies is om WooCommerce niet als leidend boekhoudprogramma te hanteren. Je hebt voor een paar 10'tjes per maand prima boekhoudingprogramma's (denk hierbij een een Moneybird). Je kan daar vervolgens automatisch de facturen naar doorzetten vanuit je WooCommerce omgeving en eveneens facturen aanmaken buiten je shop om.

Bedankt voor het advies. Ik heb een boekhoudprogramma waar ik rechtsteeks facturen in kan aanmaken en doorsturen naar de klant.

Waarom ik dit niet doe is omdat de factuurnummer moeten opvolgen. Wanneer er een bestelling is vanuit mijn shop maakt mijn shop een factuurnummer aan. Maak ik een nieuwe factuur aan via het boekhoudprogramma dan moet ik telkens de factuurnummers gaan aanpassen in Woocommerce zodat de volgende bestelling niet hetzelfde factuurnummer krijgt. Heb ik net een factuur aangemaakt in mijn boekhoudprogramma en komt er net op hetzelfde moment een bestelling binnen heb ik dubbele factuurnummers wat helemaal niet gewenst is. Daarom hou ik het bij Woocommerce.

Ik zou inderdaad een boekhoudprogramme leidend maken. Als iemand in de woocommerce shop iets besteld, dan moet je zorgen dat de factuur automatisch wordt aangemaakt in he boekhoudprogramma. Dan heb je geen gedoe meer met factuurnummers.

Er zijn meerdere oplossingen voor jouw probleempje.
Je kan met een beetje maatwerk in WooCommerce ook maatwerk producten aanbieden. Als het is te berekenen dan is daar altijd iets voor te bouwen. Zo heb ik al meerdere calculators gebouwd. Ook al zou je het als een privé product kunnen gebruiken, dan ziet niemand het maar jij kan het wel gebruiken. Mooiste is als je klanten via de webshop zelf een maatwerk product kunnen bestellen;-) Kost wat maar dan heb je ook wat!

Andere oplossing is om een koppeling te maken tussen de webshop en een boekhoudprogramma als WeFact en met API de factureren door sturen en je kan binnen het programma dan ook zelf facturen aanmaken. Bij veel facturen kunnen de kosten aardig oplopen. Hier heb ik white label een plugin voor gebouwd. Op langere termijn goedkoper.

Dit zijn oplossingen die geld kosten en volgens mij wil je dat niet. Dus goedkoopste oplossing in jouw geval is om eerst een schijnfactuur aan te maken in WooCommerce. Je hebt dan een factuurnummer dat vast staat. Daarna maak je een factuur in je boekhoudprogramma met het factuurnummer dat WooCommerce voor je genereert. Probleem verholpen;-)

Succes...

Bedankt iedereen om mee te denken. Wou eens horen of er een soort plugin was die dit toelaat al dan niet. Maar kan zeker verder om het probleem te verhelpen.

Als Belg werk ik met Dexxter. Echt een top programma voor mijn boekhouding maar ze zijn nog vrij nieuw. Op dit moment zijn zij aan het bouwen aan een koppeling met WooCommerce, maar deze is nog niet op de markt. Van zodra deze er is ga ik zeker de koppeling gebruiken. Tot die tijd kan ik mij wel behelpen door een schijnproduct aan te maken.

Al die technische oplossingen zijn onnodig.

Je zou ook een aparte bankrekening kunnen gebruiken voor de Woocommerce betalingen en dan gewoon de betalingen per maand / kwartaal in z'n geheel inboeken in je boekhoudprogramma. Zolang je de onderliggende woocommerce facturen maar bewaart in je administratie (in dit geval digitaal).

Edit: Zie nu pas dat je Belg bent, wellicht accepteert de Be;gische belastingdienst dit niet....

Een veelgemaakte denkfout is dat factuurnummers één reeks moeten hebben. Je kunt voor de facturen uit WooCommerce een andere reeks gebruiken dan de facturen die je direct in je boekhoudprogramma aanmaakt. Elke reeks moet dan wel weer een logische volgorde hebben (maar je kunt dus ook stappen van 33 doen als je dat fijn vind)

Werken met meerdere bankrekeningen lijkt mij niet handig. Denk eerlijk gezegd ook niet dat dit mag in BE. Een zakelijke rekening is verplicht dus meerdere openen lijkt mij een overkill.

Naar mijn weten mag je in BE geen sprongen maken in je factuurnummers. Wat wel mag is voor elke webshop te starten met factuur 1 als je een ander voorvoegsel toevoegt en duidelijk op de factuur staat van welke webshop deze factuur afkomstig is.

Het probleem dat ik aangaf is zeker geen groot probleem hoor. Wanneer mijn boekhoudprogramma een koppeling heeft voor WooCommerce zou het wat sneller opgelost geraken, maar tot die tijd kan ik mij zeker nog behelpen.

Origineel gepost door Michael deW

Werken met meerdere bankrekeningen lijkt mij niet handig. Denk eerlijk gezegd ook niet dat dit mag in BE. Een zakelijke rekening is verplicht dus meerdere openen lijkt mij een overkill.

Naar mijn weten mag je in BE geen sprongen maken in je factuurnummers. Wat wel mag is voor elke webshop te starten met factuur 1 als je een ander voorvoegsel toevoegt en duidelijk op de factuur staat van welke webshop deze factuur afkomstig is.

Het probleem dat ik aangaf is zeker geen groot probleem hoor. Wanneer mijn boekhoudprogramma een koppeling heeft voor WooCommerce zou het wat sneller opgelost geraken, maar tot die tijd kan ik mij zeker nog behelpen.

Je hoeft/maakt geen sprongen met factuurnummers wanneer je 1x per x-periode een verzamelfactuur maakt in je boekhoudpakket en de Woocommerce facturen als onderliggende facturen gebruikt...

Bij een online bank kun je simpel een bankrekening toevoegen, is bij een eventuele verkoop, cq. opsplitsing naar bijvoorbeeld BV, ook een soort extra garantie dat boekhouding klopt.